A execução é tudo em startups: os prazos curtos, as tarefas esmagadoras e a necessidade constante de ganhos rápidos. No entanto, muitas startups optam por atrasar o emprego da função de COO. Você pode ouvir diferentes opiniões em debates com equipes fundadoras de todo o mundo:

“Operações, e esta é uma palavra importante, muitas peças móveis, administração, coordenações e muitos outros aspectos demorados do trabalho diário. Nossa startup quer se concentrar na tecnologia! Alguém deveria cuidar de toda a questão.”

“Operações lideram? Ei, acabamos de sair da garagem, ainda somos um punhado pessoas – não precisamos de uma pessoa de operações, muito menos de um diretor de operações. Nós estávamos realmente indo muito bem sem um – levando-nos para frente, obtendo um empurrão”.

Uma startup precisa de um COO no início? 

Observe a PlanetWatchers, uma startup de análise geoespacial. Espere. Antes de observá-la, vamos entender o que isso realmente significa… a análise geoespacial lida com dados que mudam tanto no espaço quanto no tempo, e os insights derivados dos dados também envolvem as dimensões de espaço e tempo. A PlanetWatchers utiliza imagens de satélite de fontes múltiplas e outros dados em combinação com algoritmos dedicados a coletar, processar e gerar insights para gestores de recursos naturais em silvicultura, agricultura, mineração e muito mais.

Da mesma forma, os desafios operacionais enfrentados pela PlanetWatchers são complexos e também mudam no espaço e tempo; Meu papel como COO é garantir que todas estas partes estejam fluindo sem problemas:

  • Equipes distribuídas geograficamente: a equipe principal, os desenvolvedores e os especialistas no assunto estão espalhados por meia dúzia de cidades em três continentes – e contando.
  • Mercados globais: a PlanetWatchers não tem como alvo as empresas da Fortune 100 ou os grandes bancos, mas indústrias de uso intensivo de recursos naturais, como agricultura, energia, mineração e florestas, e estas empresas são ainda mais distribuídas globalmente que os típicos clientes do setor de tecnologia.
  • Locais de trabalho remotos: os clientes da área florestal e agricultura têm os seus recursos naturais em localizações geograficamente distribuídas e estão, geralmente, longe das grandes cidades ou do centro do país. Em ambas as verticais comerciais, a necessidade de grandes áreas geográficas está nas partes periféricas do local.

Agora, tudo isto exige algumas operações sérias!

Fundada em 2016 para a realização de análises de imagens de satélite de forma diferente, desde o primeiro dia, a PlanetWatchers foi uma empresa global. Isto é muito ambicioso para três pessoas sem financiamentos, separados por um oceano e uma diferença de dez horas. Entre São Francisco e Tel Aviv, nossa garagem era as ligações noturnas via Skype, WebEx ou Slack. Um cachorro latindo (todas as noites!) era a nossa música, e com as diferenças de horários, todo mundo tomava café. Muito café.

Então, o financiamento veio e, com ele, um roteiro e objetivos. Financiamento significa que você tem dinheiro para investir na construção do negócio, mas também significa lidar com fornecedores, folhas de pagamento, faturas, pedidos de compra e contabilidade. Isto sem mencionar o desafio de gastar com sabedoria. Uma equipe multilocal exige mais de um banco, contadores adicionais e o mais intimidante possível de todos, o dobro de advogados.

Tudo isto realmente me atrai: eu amo malabarismo, jogar e pegar, manter o ritmo e me certificar de que não existam falhas. Ao definir o meu papel dentro da equipe fundadora, eu tinha uma mensagem para os meus colegas: Eu lhes fornecerei um ambiente tranquilo para realizar coisas importantes, fazer e vender um ótimo produto. Eu me imaginei como O Lobo do Pulp Fiction, limpando a bagunça de uma maneira rápida e elegante.

Isto não aconteceu.

Inúmeros contratos para revisão, diferenças culturais, leis tributárias em diversos países, tudo se tornou uma grande pilha de comentários em andamento sobre documentos e ajustes de fuso horário para chamadas e visitas. Lentamente, consegui estabelecer algumas regras que tornaram o meu trabalho mais fácil e, portanto, facilitaram a execução do negócio. Começou com um mapeamento claro das tarefas por importância e urgência, seguido pela definição de uma das minhas regras mais importantes – sempre começo com a tarefa que desejo adiar mais. Enfrentar a tarefa que me parece menos confortável sempre dá um pontapé extra ao resto do trabalho.

Após um tempo, a matriz tradicional de “urgente e importante” não estava funcionando bem: as tarefas e o trabalho estavam devidamente categorizados, mas faltava alguma coisa. Para mim, o que faltava era a terceira dimensão da matriz – impacto emocional. Algumas tarefas não são tão importantes ou tão urgentes – no entanto, sua influência na moral e ímpeto são altas e elas precisavam ser priorizadas e tratadas o mais rápido possível.

Eu construí um conjunto simples de regras, levando em consideração nossa equipe, os trabalhos que precisávamos realizar e as personalidades de todos os membros da equipe (atitude, comportamento, sensibilidade, humor, etc.). Aqui estão meus sete insights para manter uma startup internacional em diversas localizações funcionando sem problemas:

Ficar calmo

O primeiro e mais difícil de aplicar. A pressão chegará. É melhor que ela o faça mais cedo. E mesmo que você não sinta a pressão diretamente – ela estará ao seu redor, afetando seus colegas de trabalho, seus clientes, provavelmente até seus investidores. Adivinhe – você não pode evitá-la. Saiba disso: a forma como você, responsável por um milhão de peças móveis, lidará com esta pressão tem um enorme impacto no ambiente de negócios. Sinta a pressão, mas fique calmo. Pelo menos três vezes por dia, vou até o telhado do escritório, olho em volta, para o mar e para a cidade, e respiro. É uma hora sem telefone. Eu sempre procuro algo novo quando faço minhas caminhadas no telhado, olhando de forma não filtrada e sem sensor remoto, a mudança constante. Este é o meu ponto de relaxamento, tente encontrar ou criar o seu!

Usar o bom senso

Fazer negócios globalmente apresenta o desafio de trabalhar com muitos conjuntos de regras diferentes: regras culturais, comerciais, legais e contábeis variam de lugar para lugar e representam conjuntos de ideologias diferentes daqueles de onde se vem. Embora possamos pensar que elas são complicadas ou arbitrárias, na maioria dos casos, não entendemos sua lógica inicialmente. Quando deparo com o inesperado e o obscuro, sempre apelo para básico, para o bom senso, ajuda a lidar com a tarefa em mãos. Pense simples e comece a reduzir o problema em seus blocos de construção.

Nunca, jamais, subestime a lacuna cultural

Se você é israelense, está acostumado a reuniões curtas, sem conversas paralelas, sem rodeios e sem subtexto. Vá para a América do Sul ou Europa Oriental e você verá que reuniões importantes são longas e que a questão principal sempre surge no final, pouco antes de você pensar que a reunião acabou. As diferenças culturais são maiores do que imaginamos: Quão rápido você deve responder a um e-mail?, “Acabamos de receber um não?”, Eles realmente acham que é INCRÍVEL ou é assim que eles dizem “Legal”? Antes de entrar em qualquer mercado novo, aproveite para aprender sobre ele, conhecer pessoas que trabalharam nele e se prepare antes de começar a trabalhar lá. Esteja pronto. Este processo leva tempo, muito de um tempo precioso.

Filtrar ou Falhar

A tecnologia da PlanetWatchers pode processar terabytes de informação rapidamente. No mundo de hoje, as imagens de satélite são (quase) infinitas e a tecnologia inteligente começa com a escolha dos sensores certos para cada tarefa, evitando a sobrecarga de informações por meio de um planejamento cuidadoso. Bem, se os algoritmos podem fazer isso, por que não devemos fazê-lo também? Verifique a importância do que você está fazendo com frequência, tarefas que começaram há muito tempo podem fazer parte de uma rotina diária, mas não ter mais o significado anterior. Outra forma de economizar tempo é realizar reuniões sem trazer telefones celulares. É incrível como todo mundo é mais eficaz sem se distrair constantemente. Além disso, todos ficam ansiosos para concluir a reunião e recuperar seus telefones!

Você não é tão especial

Ok, você pode ser para algumas pessoas… Mas, como regra geral, não administre o negócio baseando-se nisto. Se o conselho geral que você ouve é que um ciclo de negócios em um determinado país é de 18 meses, acredite. Tente vencê-lo, mas tenha esse benchmark em mente. Práticas comuns tornaram-se comuns por um motivo. Não tente vencer o sistema em todos os níveis, será apenas mais demorado; ao invés disso, compreenda melhor os lugares em que você pode usar atalhos e concentre-se neles.

Energia

Produza. Mantenha-se positivo. Use. Sempre compartilhe.

Aproveite a intensidade 

Você escolheu um caminho louco para trilhar, com altos e baixos, sucessos e dúvidas. Você não pode relaxar e aproveitar. Você está no banco do motorista! Cabe a você fazer as coisas acontecerem e isto exige que você entre de cabeça. Se eu fosse um guia espiritual, eu descreveria como todas os tipos das emoções fazem-no crescer como pessoa, como todos os desafios o tornam mais forte, etc. Como sou apenas um COO, direi apenas que você se sente vivo!

Contratar um C na Seed

Na PlanetWatchers descobrimos que o Departamento de Operações é importante o suficiente para ter um C próprio da Seed. A gestão de logística de uma startup geoespacial é, por natureza, mais remota e mais geográfica e culturalmente distribuída que uma startup média de software como serviço ou IA.

Eu iniciei esta jornada visualizando meu jeito elegante de operar, manter a equipe livre de problemas e orquestrar calmamente todas as tarefas. A realidade? Não havia calma, nem elegância, apenas barulho, pressão e tarefas se acumulando. Lentamente, ao desenvolver e praticar minhas 7 regras, consegui aproximar minha equipe e minha visão operacional.

Enfrentamos os desafios de milhares de peças móveis (em alguns idiomas), prestando contas aos nossos clientes e investidores, continuamos aprendendo e nos ajustando, permanecendo focados no nosso alvo, porque fazer as coisas em escala global é um desafio. E eu amo isto!

Este artigo apareceu originalmente no Medium.

 

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